Планирование: как все успеть

Особенности тайм-менеджмента невозможно рассмотреть в одной статье. Эта тема настолько многогранна, что ее раскрытию посвящена не одна сотня книг. Хотя, чтобы освоить  планирование, простого чтения недостаточно – необходимо практическое внедрение знаний.

Для кого и зачем нужно  планирование

Планы, списки, блокноты, органайзеры – для кого-то это покажется скучными. Проще жить спонтанно и непредсказуемо. На практике же получается, что день загружен делами, которых не становится меньше, а на себя и личные интересы не хватает времени. Это повод задуматься о продуктивном планировании времени.

Тайм-менеджмент нужен не только бизнесменам и начальникам, но и фрилансерам, домохозяйкам, многодетным мамам и тем, кто хочет много успевать. Освоить азы грамотного распределения времени с первого раза вряд ли получится: нужно постоянно экспериментировать, применять разные техники.

Ни одна из систем планирования времени не универсальна, и должна подстраиваться под конкретного человека.

Методы планирования

Если вы хотите стать продуктивным, добиваться целей, завершать намеченные задачи, не увеличивая список отложенных дел, внедрите в жизнь подходящую систему организации времени.

Принцип 70/30

Планирование дня не означает расписывание дел по минутам, отсутствие сюрпризов и монотонное выполнение пунктов списка. Не стоит беспрекословно завершать намеченные задачи, невзирая на обстоятельства. Жизнь обязательно внесет коррективы и нужно спокойно это воспринимать. Так, если вы мама маленького ребенка, вам придется подстраиваться под кроху. Не оставите же вы малыша одного лежать и плакать только потому, что по списку «срочное дело».

Выход – 30% времени оставляйте на свободное плавание. Так, вы сможете спокойно заниматься запланированным, не переживая о непредвиденных обстоятельствах.

ABC-анализ

Продуктивный инструмент планирования времени, суть которого в фокусировке на приоритетных задачах и фильтрации второстепенных дел. Для выполнения ABC-анализа планы делят на 3 группы по степени важности и срочности:

  • Группа А – наивысший приоритет. Важные задачи, требующие неотложного выполнения. При этом сделать их нужно лично: делегировать нельзя.
  • Группа В – важные, но «не горящие» дела. Эти задачи тоже значимы, но для их выполнение есть запас времени. В этой ситуации главное – не затягивать, чтобы они не попали в группу А.
  • Группа С – текучие дела. Это основные пожиратели времени (60-70%), рутина, которая никак не приближает к поставленным целям.
делегировать дела, планирование времени, ABC-анализ

Теперь подумайте, как избавиться от дел группы C. Может часть работы перепоручить, а оставшуюся не делать? Что будет? В идеале – полностью исключить этот список, но такое не всегда возможно, поэтому поступайте по ситуации.

Концентрация на задачах группы А и В, освободит до 60% времени от «пожирателей», и быстрее приблизит к намеченной цели.

7 правил планирования времени

Информации по тайм-менеджменту много. Чтобы не потеряться в новых знаниях, не прыгать от одной системы к другой, не нужно внедрять все, что прочитали. Старайтесь фильтровать, сомневаться и подстраивать под себя предложенные методы автора. Даже, если это работает у других, не означает, что будет эффективно и для вас: трезво оценивайте ситуацию.

Еще несколько правил продуктивного планирования:

  1. Выполняйте основную часть работы утром. Пока полны сил, а голова свежа, будет легче выполнить большую часть дел. Вы почувствуете легкость, удовлетворенность и ощущение успеха (« День только начался, а я уже столько сделал!»). На вечер, лучше оставить спокойные, приятные задачи, не требующие усилий.
  2. Чередуйте работу и отдых. Делайте перерывы каждый час, особенно, если сидите за компьютером. Оторвитесь от монитора, выгуляйте собаку, поговорите по телефону, сделайте комплекс упражнений для глаз.
  3. Не беритесь за несколько дел сразу. Так, вы не сэкономите время, а, наоборот, снизите свою эффективность. Выполните за один раз одну задачу, а потом переходите к следующей.
  4. Ставьте реальные цели. Если вы делаете первый сайт, а запланировали выйти в ТОП в течение месяца, то…сами понимаете. Поэтому рационально оценивайте силы, возможности и обстоятельства.
  5. Тишина. Работа в шумной обстановке, разговоры сотрудников, фон телевизора мешают сконцентрироваться. В результате, вы постоянно отвлекаетесь и тратите на выполнение работы в 2 раза больше времени и энергии. Обеспечьте тишину, и вы заметите, насколько больше станете успевать.
  6. Установите приложение, показывающее, как эффективно вы провели время за компьютером. Например, RescueTime построит график того, чем вы занимались в рабочее время, сидя за монитором. Не исключено, что вы удивитесь, почему пара минут в социальных сетях или на интересном блоге переросла в часы.
  7. Вечером планируйте предстоящий день. Заведите привычку перед сном составлять список дел на завтра. Конечно, можно это сделать мысленно, но тогда нужно удерживать предстоящие планы в голове, и велика вероятность что-нибудь забыть. Выделите для этого ежедневник или возьмите обычную тетрадь, разделив ее на графы. В одной части фиксируйте приоритетные задачи, в другой – менее значимые.

Книги по тайм-менеджменту

В книге «Тайм-драйв» Глеба Архангельского собраны практические советы организации времени. Автор простым языком рассказывает, как расставить приоритеты, запланировать день, успеть важные дела. Как сделать много, но при этом не превратиться в загнанную лошадь. В конце читателей ждет бонус – список приложений для планирования времени.

Улучшить продуктивность поможет книга «Жесткий тайм-менеджмент». Конечно, если вы будете внедрять то, что советует Дэн Кеннеди, а не просто прочитаете. Методы  бизнес-тренера рассчитаны на предпринимательскую сферу, но действуют и в обычной жизни. Автор подсказывает, как перевести время в денежный эквивалент, избавиться от людей-вампиров, работать в режиме многозадачности и максимально использовать потенциал.

Гуру тайм-менеджмента – Брайан Трейси. Книга «Съешьте лягушку» известна даже тем, кого не интересует планирование. Суть метода в том, что в первую очередь  нужно делать важные и неприятные дела. Так, вы освободите день от тягостных мыслей о делах, за которые не хочется браться. По-русски это звучит как: «сделал дело, гуляй смело».

20-летний опыт Дэвида Аллена отражен в книге «Как привести дела в порядок». Автор делает акцент на творческом способе решения задач, даже если это касается составления обычных списков. В книге есть рекомендации с чего начать планирование, рассмотрены типичные ошибки новичков, даны практические советы.

Секреты планирования от блоггеров

Не всегда книжные правила соответствуют реалиям жизни. На страницах написано красочно и легко, а при внедрении появляются дополнительные вопросы, трудности, препятствия. Хочется узнать, как с этим справляются другие, такие же обычные люди. Сделать это не трудно: блоггеры на каналах и сайтах делятся подобной информацией.

Fly Mama Света Гончарова

Света Гончарова видоизменила известную систему организации хозяйства – Fly Lady, подстроив ее под мам. На канале YouTuBe она делится секретами: как все успевать с маленьким ребенком, найти время для себя, выстроить распорядок дня. Fly Mama разработала удобные календари, чек-листы и специальные планеры для женщин. Создала сайт по семейному тайм-менеджменту.

Дважды мама, автор нескольких книг, создатель системы Fly Mama, организатор слетов на собственном примере учит миллионы женщин, как распланировать свой день, организовать быт, время и мысли.

Anastacia Kay

Планирование по системе GTD (создатель методики Дэвид Аллен) рассмотрено на канале Anastacia Kay. Блоггер из Белоруссии подробно и развернуто делится опытом организации дел: рассказывает, как распределять время, вести ежедневник, обрабатывать поток информации, внедрять полезные привычки.

Видеоматериал преподносится интересно, дозировано и мотивирует на дальнейшие действия.

Kateryna Butterfly

Мама 4 детей на канале «Путь к женскому счастью» открывает секреты организации семейного быта, досуга. Катерина делится авторской системой ведения хозяйства – картой быта. Она показывает и рассказывает, как составить график уборки квартиры, на что обратить внимание и как сделать так, чтоб и дома было чисто, и силы остались на более приоритетные задачи.

Евгений Попов

Не только женщины ведут блоги по саморазвитию и делятся знаниями по организации времени. Яркий пример – канал «Жизнь в Стиле КАЙДЗЕН» Евгения Попова. Отец 2 сыновей, сыроед, долларовый миллионер добился всего сам, благодаря книгам и грамотному подходу к знаниям.

Наработками, опытом, мыслями, полезной информацией Евгений делится с подписчиками. Блоггер рассказывает о системе планирования  – «Хозяин времени», благодаря которой ему удается все успевать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *